Gestão de Ocorrências

A funcionalidade de Ocorrências no NossoCondo é o canal central de comunicação entre os moradores e a administração para a resolução de problemas. Esta ferramenta permite que nada fique esquecido, garantindo que cada pedido de manutenção, falha de segurança ou questão administrativa seja documentado e acompanhado até à sua resolução.

Visão Geral: Para que serve?

O módulo de Ocorrências serve para profissionalizar a gestão de incidentes. Em vez de mensagens dispersas em aplicações de chat ou chamadas telefónicas, todas as situações são registadas com:

• Prioridade: Para saber o que resolver primeiro.
• Categorização: Para identificar áreas críticas (ex: Manutenção vs. Segurança).
• Histórico: Um registo auditável de quem reportou, quando e que notas foram adicionadas.

Como Aceder

Para aceder à gestão de ocorrências:

1. No menu lateral principal da plataforma, clique no ícone de Ocorrências (representado por um balão de diálogo ou ícone de alerta).
2. Será direcionado para o painel principal onde poderá visualizar todas as participações ativas e resolvidas.

Funcionalidades Principais

O painel de gestão foi desenhado para oferecer uma leitura rápida do estado do condomínio:

1. Filtros de Estado

No topo da lista, encontrará um seletor que permite filtrar as ocorrências por:

• Todas: Visão global.
• Aberto: Novos incidentes que aguardam triagem.
• Em andamento: Situações que já estão a ser resolvidas.
• Fechado: Histórico de problemas já solucionados.

2. Identificação Visual de Prioridades

Cada ocorrência exibe uma etiqueta colorida para facilitar a triagem visual:

• Alta: Assuntos urgentes que requerem intervenção imediata.
• Média: Problemas importantes, mas não críticos.
• Baixa: Melhorias ou sugestões sem prazo urgente.

3. Categorias de Incidentes

As ocorrências são organizadas por tipos, como Manutenção, Limpeza, Segurança ou Administrativo, permitindo-lhe delegar a tarefa à equipa correta (ex: enviar um técnico de manutenção para uma avaria no elevador).

Dica de Gestão: Utilize o filtro de estado "Aberto" no início do seu dia de trabalho para garantir que nenhum novo pedido dos moradores fica sem resposta inicial.

Passo a Passo: Como gerir uma Ocorrência

Siga estes passos para processar um pedido desde que ele entra no sistema até ao seu fecho:

Passo 1: Analisar o Detalhe

Ao clicar numa ocorrência da lista, verá o detalhe completo:

• Quem reportou (Nome do morador e número do apartamento).
• Descrição detalhada do problema.
• Data e hora do registo.

Passo 2: Atualizar o Estado

Para informar o morador de que o problema está a ser tratado:

1. Selecione a ocorrência pretendida.
2. Altere o estado para "Em andamento".
3. Adicione uma nota interna ou externa (ex: "Técnico de canalização agendado para terça-feira").

Passo 3: Adicionar Notas e Histórico

Sempre que houver uma evolução (ex: chegada de um orçamento ou conclusão de uma reparação), utilize o campo de notas. Isto cria uma linha do tempo que serve de prova de gestão para a administração.

Passo 4: Finalizar o Processo

Assim que a situação estiver resolvida:

1. Altere o estado para "Fechado".
2. O sistema arquivará a ocorrência, mantendo-a disponível para consulta futura em relatórios de gestão, mas libertando a sua lista de tarefas pendentes.

Boas Práticas

• Empatia no Feedback: Sempre que alterar um estado, adicione uma nota breve. Os moradores sentem-se mais seguros quando sabem que a administração está a agir.
• Consistência: Incentive os moradores a usarem apenas a plataforma para reportar problemas. Isto evita que pedidos se percam em emails ou conversas de corredor.
• Análise de Padrões: Se notar muitas ocorrências de "Manutenção" na mesma área, pode ser sinal de que um equipamento precisa de substituição em vez de reparação.

Nota de Permissões: Se não conseguir visualizar o botão de atualizar estado, verifique com o Administrador Principal se o seu perfil de utilizador tem permissões de escrita (Update) para o módulo de Ocorrências.