Definições - Ferramentas

A Tab Ferramentas é o centro de operações avançadas do NossoCondo. Ao contrário das configurações diárias, esta secção foi desenhada para momentos críticos do ciclo de vida da gestão: a configuração inicial (onboarding), a migração de dados de sistemas legados (Excel ou outros softwares) e a manutenção da integridade da base de dados.

Visão Geral

Esta área permite que o Administrador ou Gestor de Edifícios execute tarefas de alta escala sem a necessidade de introdução manual de dados unidade a unidade. O uso correto destas ferramentas garante que o condomínio comece a operar com o histórico financeiro correto e que a transição para o digital seja fluida tanto para a equipa de gestão quanto para os moradores.

O acesso a esta tab é restrito a utilizadores com a permissão específica settings_tools. Devido ao impacto que estas ferramentas têm na base de dados, recomenda-se cautela extrema ao executar importações massivas.

Funcionalidades Principais

Com base na arquitetura do sistema, as ferramentas dividem-se em três pilares fundamentais:

• Importação de Dados Massiva (Bulk Import):
  • Interface para carregamento de ficheiros Excel (.xlsx).
  • Processamento via Cloud Functions para garantir a integridade atómica dos dados.
  • Suporte para múltiplos tipos de dados, incluindo o inventário de unidades e o histórico de moradores.
• Acerto de Contas Inicial (Initial Balance Migration):
  • Ferramenta específica para migrar saldos devedores ou credores de gestões anteriores.
  • Geração de modelos Excel inteligentes com validação de dados nativa (listas suspensas para Tipos de Lançamento e Estados de Pagamento).
  • Capacidade de importar lançamentos passados (Pagamentos e Despesas) para reconstruir o extrato bancário histórico.
• Onboarding Público de Moradores:
  • Motor de geração de links únicos e temporários para auto-registo.
  • Controlo de validade (TTL - Time To Live) configurável em dias.
  • Sistema de segurança que impede o registo duplicado para a mesma unidade através do mesmo token.
• Gestão de Modelos (Templates):
  • Exportação de ficheiros estruturados que servem de guia para o preenchimento de dados externos, garantindo que as colunas coincidem com os campos da base de dados Firestore.

Guia Prático / Como Fazer

1. Realizar a Migração de Saldos (Acerto de Contas)

Quando um condomínio transita para o NossoCondo, é essencial trazer o histórico financeiro.

1. Navegue até Definições > Ferramentas.
2. Localize a secção de Acerto de Contas.
3. Clique em Descarregar Modelo Excel. O sistema gerará um ficheiro com colunas pré-definidas: numero_apartamento, data, descricao, tipo (Pagamento/Despesa), valor e estado_pagamento.
4. Preencha o ficheiro respeitando as validações (não altere os nomes das colunas).
5. Faça o upload do ficheiro preenchido no campo correspondente.
6. Clique em Importar Saldos. O sistema processará cada linha e criará os registos financeiros retroativos.

Atenção Esta operação é irreversível em massa. Se importar dados errados, terá de apagar os lançamentos individualmente no módulo financeiro.

2. Configurar o Onboarding Autónomo

Para evitar o trabalho administrativo de inserir cada morador manualmente:

1. Na secção Onboarding Público, clique em Gerar Novo Link de Registo.
2. Uma janela sobreposta (Slide-over) solicitará a Validade em Dias. Defina o tempo que o link estará ativo (ex: 7 dias para uma campanha de adesão).
3. Copie o link gerado (ex: nossocondo.com/onboarding/[token]).
4. Partilhe o link no canal oficial de comunicação do condomínio (WhatsApp, Email).
5. O morador, ao clicar, poderá selecionar a sua unidade e preencher os seus próprios dados.

Dica Ao gerar um novo link, o anterior é automaticamente invalidado por questões de segurança.

3. Importação de Unidades e Moradores

Para condomínios grandes (acima de 50 unidades), a inserção manual é ineficiente.

1. Utilize o componente ImportDataTool.
2. Selecione o tipo de dados "Moradores/Unidades".
3. Carregue o ficheiro Excel estruturado.
4. O sistema validará se os números das unidades já existem para evitar duplicados.

4. Gestão de Dados e Eliminação (Soft vs Hard Delete)

O NossoCondo segue políticas corporativas de retenção de dados:

• Remover da Equipa (Soft Delete): Ao remover um membro da equipa em Equipa e Acessos, o utilizador não é apagado da base de dados. Ele perde os privilégios administrativos, mas a sua conta de "Morador" permanece ativa para que não perca o histórico de pagamentos e documentos.
• Apagar Dados de Teste: Atualmente, a limpeza total de dados de um condomínio (Hard Delete) só pode ser realizada via suporte técnico para evitar a perda acidental de registos fiscais e legais.

Nota sobre Segurança: Todas as ações realizadas na tab Ferramentas são registadas nos logs de auditoria do sistema, associando o ID do administrador à alteração efetuada.

Resolução de Problemas Comuns

| Problema | Causa Provável | Solução | | :--- | :--- | :--- | | O Excel de importação dá erro. | Alteração no cabeçalho das colunas. | Descarregue novamente o modelo original e copie apenas os valores. | | O link de onboarding diz "Expirado". | O prazo definido (dias) terminou. | Gere um novo link e defina um prazo maior. | | Unidades não aparecem após importação. | Cache do navegador ou erro de validação. | Atualize a página (F5). Se persistir, verifique se o número da unidade no Excel não contém caracteres especiais. |

Aviso de Integridade Nunca feche o separador do navegador enquanto uma barra de progresso de importação estiver ativa. Isto pode causar uma "importação parcial", deixando a base de dados num estado inconsistente.